Você sente que está procrastinando muito e não está rendendo nada no seu trabalho ou nas suas tarefas? Provavelmente o que está faltando na sua vida são técnicas de produtividade eficientes e que funcionam de verdade!
Normalmente na nossa jornada de trabalho aqui no Brasil trabalhamos de 6 á 8 horas, porém não somos produtivos o tempo todo e isso é super normal. Entretanto, o que não é normal é procrastinar mais do que o necessário. Afinal o ócio faz parte e faz bem quando colocado de forma estratégica na sua rotina.
Mostraremos algumas técnicas de produtividade (óbvias e não óbvias) que vão com certeza facilitar o seu dia a dia. Portanto escolha a que mais faz sentido com o seu workflow e veja seu trabalho render muito mais. Começaremos com as técnicas mais famosas e que certamente você já ouviu falar em algum lugar. E em seguida, estratégias novas que talvez você não conheça ainda.
Técnica de Pomodoro
A Técnica de Pomodoro é provavelmente a mais famosa técnica de produtividade que existe. A técnica realmente funciona quando você quer manter o foco. E tem esse curioso nome pois o seu criador Francesco Cirillo usou cronômetros em formato de tomate para marcar o tempo dos ciclos.
Essa técnica funciona da seguinte maneira: São 4 ciclos de pomodoro totalizando duas horas e meia no final dos ciclos. Escolha uma tarefa e trabalhe nela por 25 minutos sem interrupções. Depois de 25 minutos descanse por 5 minutos, tome um café, role o feed, leia alguma notícia e retorne até concluir 4 ciclos inteiros. Posteriormente, se você quiser iniciar um novo ciclo de 4 tempos, deverá descansar em um período maior de 15 a 30 minutos antes de recomeçá-los.
Desligue o celular, feche abas desnecessárias e foque 100% na sua tarefa. É primordial manter a atenção e o foco na atividade para que a técnica seja eficiente.
Método GTD - Get Things Done
Esse método também é bastante conhecido e descrito no livro A Arte de Fazer Acontecer (Getting Things Done), do consultor em produtividade David Allen.
Essa metodologia elimina tudo que é inútil naquele momento. Ou seja, inquietações que ficam pairando na sua mente e atrapalham a sua produtividade em atividades que requerem o seu foco e atenção total.
É indicado que você pratique pois esse método requer um tipo de organização
Para isso, o autor define 4 etapas específicas, que podem ser um pouco difíceis de alcançar. No entanto, uma vez que você “pega o jeito”, pode ser bastante benéfico. Antes de começar, escolha uma plataforma para escrever as tarefas, por exemplo: um aplicativo como o Trello ou mesmo um bloco de notas. Vamos lá:
COLETE INFORMAÇÕES
Comece coletando todo o tipo de informação que você considera relevante para cumprir as suas tarefas pendentes e anote.
Se você tem uma empresa e uma agenda pessoal, o processo continua o mesmo. Ou seja, anote tudo, porém tenha em mente que você é uma pessoa na vida e outra na sua empresa, logo, essas responsabilidades devem ser divididas.
Você pode optar por anotar essas informações na noite anterior ou logo pela manhã. Seja na sua agenda ou Trello.
PROCESSE AS INFORMAÇÕES
Em seguida, classifique essas informações. Faça uma reflexão sobre o que realmente deve ser feito. Afinal, dessa forma você identifica muitas coisas que não precisam de fato serem feitas e que só estão gastando a sua energia em vão.
Dessa forma você vai priorizar o que deve ser feito de forma mais categórica. Inicie por tarefas que sejam simples e que podem ser feitas rapidamente. Por exemplo, mandar uma proposta para um cliente ou regar as plantas do jardim.
Entretanto, por mais simples que esse passo possa parecer, sempre haverá imprevistos e subjetividades que não conseguiremos prever. E, por esse motivo, categorizamos ainda mais essas tarefas dentro de “projetos” ou “objetivos”.
Depois de já ter tudo anotado e categorizado você pode se concentrar em executar essas tarefas com foco e atenção total nelas.
EXECUTE
Depois de coletar e organizar as suas tarefas está na hora de colocar em prática. Portanto se alguma dessas tarefas estiver demorando demais para ser concluída passe para a próxima.
REVISÃO SEMANAL
A revisão dos seus afazeres é extremamente importante para que você adquira o hábito de ser produtivo. Uma dica valiosa é ao final da semana entender o que você fez e colocar status nas tarefas como concluídas e pendentes. Assim, quando você for começar uma nova semana você já tem uma noção do que foi feito podendo retomar de onde parou.
Matriz de Eisenhower
A Matriz de Eisenhower foi uma ferramenta que surgiu lá nos anos 60 e acredite ou não, foi criada pelo 34º presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower. É mais uma técnica de produtividade eficiente, utilizamos muito na Camaleões Criativos. Ela é uma ferramenta excelente quando você está prestes a surtar com a demanda de afazeres:
Com o propósito de priorizar tarefas e guiar os processos de tomada de decisão nas organizações, a Matriz de Eisenhower é bem simples e visual. Isto é, fundamentada em 4 quadrantes e dois eixos categorizados pelo que é urgente e o que não é urgente como na imagem a seguir.
Principais benefícios da Matriz de Eisenhower:
Priorização de tarefas mais urgentes e importantes;
Maior probabilidade de produtividade,
Organização de toda a demanda,
Clareza nas tarefas,
Mais assertividade nas decisões,
Racionalização do que deve ser executado.
Softwares de monitoramento de tempo
Todos os softwares que serão citados a seguir, tem quase o mesmo propósito porém com interfaces diferentes. Entretando são técnicas de produtividade eficientes, veja só:
Trello: O Trello é muito famoso no Brasil. É excelente quando se trata de priorização de tarefas e metodologias como o Kanban. Além do mais ele conta com inúmeras funções como: cartões ilimitados, automatizações integradas, templates, responsáveis e datas de entrega, apps para mobile e desktop e muito mais. O preço é bem acessível e é dado em dólar, portanto é necessário fazer a conversão para real.
Bitrix 24: É um software completo para empresas que trabalham com home office e precisam controlar a equipe através de longa distância. Dentro dos recursos disponíveis, esse software conta com inúmeras possibilidades de integrações, CRM e muito mais. Além disso, há conteúdos e ferramentas muito úteis para produtividade.
Meister Task: Em seguida temos o Meister Task que conta com painéis de projeto estilo Kanban para digitalizar fluxos de trabalho e obter uma visão geral clara do progresso de tarefas. Os preços são bem acessíveis também, porém são apresentados em dólar.
Monday.com: Finalizando a nossa lista temos o Monday.com que oferece muitos recursos para o gerenciamento de fluxos de trabalho dentro de projetos. Além do mais, oferece gráficos como o de Gantt, Roadmaps e Timelines que são excelentes ferramentas. Os preços deste software são já apresentados em real e são compatíveis com o mercado.
Porque aplicar esses métodos?
Seja com a técnica Pomodoro, GTD, Matriz de Eisenhower ou softwares de gerenciamento de tempo o importante é identificar qual técnica de produtividade faz mais sentido para você. São tantas opções que posteriormente traremos mais técnicas de produtividade que são eficientes e que funcionam.
Em suma, as metodologias ágeis, como Kanban e Scrum, são atualmente um diferencial competitivo no mercado quando falamos em produtividade e eficiência podendo ser grandes aliadas. Quando falamos de eficiência dentro do trabalho é preciso levar em conta como é a cultura organizacional da sua empresa ou de onde trabalha. Ser produtivo o tempo todo não é o foco deste artigo e sim te mostrar como você pode executar tarefas em menos tempo. Assim você verá que na verdade o que você achava importante talvez não seja tanto assim, ocasionando em mais tempo para você se dedicar a outras tarefas. Hoje as pessoas sofrem com o excesso que não é saudável. E essas são técnicas de produtividade eficientes e que funcionam de verdade!
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Marina Nolibos
Formada em Publicidade e Propaganda, estrategista criativa e pesquisadora de comportamento digital. Trabalho na interseção entre comunicação, inteligência artificial, criatividade e cultura, ajudando marcas e negócios a transformarem tecnologia em mensagens claras, experiências relevantes e decisões responsáveis.
Escrevo sobre IA aplicada aos negócios, comunicação estratégica e os impactos reais da tecnologia no mercado e na sociedade, sempre com um olhar humano, crítico e prático.
Aqui no blog compartilho reflexões, aprendizados e caminhos possíveis para usar inovação com mais clareza, ética e impacto real.
